Ce este gestionarea problemelor?
Gestionarea problemelor este procesul pentru a-i face pe ceilalți să conștientizeze problema și apoi să o rezolve cât mai repede posibil
Pentru a înțelege acest lucru, urmați următorul exercițiu -
Există câteva probleme tipice în proiect
Strategie
- Proiectul este în afara bugetului
- Lipsa suportului vizibil al managementului pentru proiect
- Comunicarea proiectului a fost ineficientă
- Procesul de management al proiectului nu respectă standardul
Definiție
- Țintă de proiect greșită
- Domeniul proiectului nu este definit corect
- Cerințe neclare ale proiectului
Resurse umane
- Echipa de proiect nu are abilități pentru a finaliza proiectul
- Echipa proiectului este prea mare sau prea mică și, prin urmare, este dificil de gestionat
- Echipa proiectului este slab organizată. Nu vor să lucreze ca o echipă
- Lipsa membrilor calificați din cauza luării concediilor sau a demisiei.
Programări
- Programul proiectului este prea strâns. Nu aveți suficientă forță de muncă pentru a respecta termenele limită.
- Proiectul are nevoie de unele elemente de intrare, cum ar fi materialul de testare, instrumentul software etc. ... dar există o întârziere în livrare.
De ce apar probleme?
Există o mulțime de motive care cauzează probleme. Majoritatea motivelor au drept greșeli umane. Managerul de testare, care conduce proiectul, ar trebui să își asume întreaga responsabilitate pentru eșecul proiectului respectiv.
Iată câteva greșeli frecvente care cauzează probleme
Corelarea resurselor cu proiectele greșite
Guru99 Bank este un proiect complex și mare. Ai nevoie de mult personal cu abilități de testare . Ați selectat însă resurse cu abilități de dezvoltare. Care va fi problema?
Următoarele probleme se pot întâmpla
- Se va pierde mult timp, deoarece dezvoltatorii nu sunt testeri instruiți și vor trebui să învețe testarea. Termenul limită poate fi ratat.
- Calitatea testării poate avea de suferit.
Corelarea resurselor cu proiectele este cel mai important factor în managementul proiectului și este privită ca o etapă critică pentru succesul proiectului. Corelarea resurselor cu proiectul ar trebui să asigure abilitățile de resurse care pot atinge așteptările proiectului.
Lipsa abilităților de management ale managerului de proiect
Sunteți desemnat ca Manager de test al proiectului Guru99 Bank. Este o veste bună, dar nu ați mai reușit niciodată un proiect. Nu aveți nicio experiență în gestionarea unui proiect, aceasta poate cauza probleme majore.
Controlul unui proiect este greu și este și mai greu dacă managerul de proiect nu are nicio experiență pentru a gestiona bine proiectul. Experiența în desfășurarea întâlnirilor privind starea proiectului, gestionarea riscurilor și relațiile cu părțile interesate ale proiectului este foarte importantă pentru dezvoltarea și executarea cu succes a unui proiect.
Programul proiectului
Programul prea strâns sau slab este unul dintre motivele care fac ca progresul proiectului să întârzie sau să depășească. Această situație poate apărea dacă managerul de proiect stabilește orare nerealiste în raport cu sarcinile proiectului.
Subestimarea
Știți cine sunteți și ce puteți face. Marea greșeală pe care o face Managerul de testare este că crede că este ușor să finalizezi orice proiect. Trebuie să fii realist în gândirea ta și să te asiguri că nu îți subestimezi nevoile din start.
Ignorând micile probleme
În prezent, o mică problemă se poate agrava în viitor. Vedeți următorul exemplu:
Ignorarea problemelor nu face decât să agraveze problemele, deci este recomandabil să faceți loc pentru aceste probleme și să dezvoltați o soluție practică, chiar și aceste probleme sunt mici.
Nu urmează procesul
Gestionarea testelor este un proces important pe care Managerul trebuie să îl urmeze cu strictețe. Nerespectarea procesului înseamnă că încălcați regula.
A avea un proces în loc vă va oferi structură și organizare și va reduce șansele ca proiectele să se confrunte cu riscuri
Să nu-i ascult pe alții
Sunteți Manager de test al proiectului; ai cea mai înaltă poziție în echipa proiectului. Dar nu poți face nimic singur; ai nevoie de echipa ta de proiect.
Membrii echipei sunt probabil cei mai conștienți de provocările sau problemele iminente cu un proiect prin munca de zi cu zi. Dacă un manager de testare nu ascultă sfaturile membrilor și nu își descurajează echipa de proiect să facă sugestii, el ar putea ajunge în cele din urmă cu eșecul proiectului.
Abordarea gestionării problemelor
Să începem subiectul cu următorul scenariu
În proiectul Guru99 Bank, pentru a face planul de testare, trebuie să analizați și să clarificați cerința clientului. Iată un scenariu
În acest caz, s-a întâmplat o problemă. A venit de la client. În cinci zile, a schimbat cerința de 3 ori. Clienții nestatornici pot fi o bătaie de cap uriașă, deoarece nu știe care sunt dorințele sale, până la finalizarea unei anumite etape.
Acest subiect vă va arăta instrucțiuni pas cu pas pentru a rezolva problema.
Record
La un moment dat în timpul proiectului, riscurile, pe care le-ați identificat în etapele de planificare, vor deveni adevărate și aveți o problemă. Trebuie să înregistrați orice eveniment sau problemă care sa întâmplat și amenință succesul proiectului dumneavoastră
În multe proiecte, problemele vor apărea probabil la începutul proiectului. Deci, este o idee inteligentă să detectați și să discutați probleme în timpul inițierii proiectului .
Când este identificată o problemă, ar trebui să efectuați următoarele acțiuni:
Înregistrați problemele proiectului
Unul dintre cele mai bune instrumente pentru a înregistra problemele proiectului este jurnalul de probleme . Jurnalul de probleme vă va ajuta să vă concentrați pe găsirea unei soluții la o problemă.
Puteți crea singur jurnalul de probleme sau puteți utiliza șablonul de jurnal de probleme din acest articol ca referință.
Setați nivelul de prioritate
Nu uitați prioritatea problemei, atribuiți întotdeauna un nivel de prioritate unei probleme. Există trei priorități de problemă utilizate în mod obișnuit
Ce prioritate veți stabili pentru problema menționată în subiectele de mai sus? Ce prioritate veți stabili pentru problema menționată mai sus (modificarea frecventă a cerinței clientului)?A) CriticăB) Maior
C) Minor
incorect Corect
Dacă clientul nu remediază cerința, TestManager nu poate estima și crea planul. Proiectul nu poate continua.
Este o problemă critică și trebuie rezolvată imediat
Alocați proprietarului problemele
Atribuiți problema proiectului persoanei cele mai potrivite pentru a face față acestuia. Această persoană este cineva din sau din afara echipei de proiect. Cu toate acestea, dacă îl atribuiți, cineva din afara echipei se asigură că știe în ce se angajează!
Pentru numărul de mai sus al cerinței de schimbare a clienților, puteți alege o persoană care are cele mai bune abilități de comunicare pentru a rezolva problema. El va lucra ca inginer de poduri pentru a negocia cu clientul, pentru a le cere să repare cerința, pentru a continua proiectul.
Urmăriți starea problemelor
După ce ați atribuit proprietarului problema, trebuie să verificați jurnalul problemelor și să actualizați periodic starea problemei. Următoarele cifre reprezintă tipul de risc
Raport
Documentați problemele semnificative ale proiectului în rapoartele dvs. regulate de progres (evidențiere) și escaladați problemele cu prioritate ridicată către consiliul de proiect, comunicarea este esențială.
Managerii de proiect experți se bazează în mare măsură pe un raport de stare a problemei proiectului, mai ales dacă un proiect este mare și are multe părți interesate.
Pentru a vă ajuta să creați propriul raport, puteți utiliza sau utiliza Raportul șablon de problemă al proiectului din acest articol.
Controlul problemelor proiectului
Managerul de proiect este responsabil pentru controlul problemelor proiectului și ar trebui să ia în considerare cu atenție următoarele activități
- Recunoașteți persoanele care ar putea avea un impact asupra rezolvării problemei.
- Opriți toate activitățile legate de probleme și înainte de a rezolva problema întâi. Sunteți managerul de proiect și dețineți controlul asupra situației, nu vă grăbiți proiectul decât dacă rezolvați problemele.
- Acum gândiți-vă bine la următoarele întrebări pentru fiecare număr din jurnal
- Creați o listă de acțiuni sau opțiuni posibile care ar putea oferi progresul pe care îl căutați. Apoi restrângeți lista și selectați acele opțiuni cu cea mai mare probabilitate de a rezolva problema.
Incorect Corect
În elementul interactiv de mai sus, puteți utiliza orice acțiune pentru a rezolva problema, cum ar fi A, B sau C. Dar, în unele cazuri, utilizați o singură opțiune poate să nu fie suficientă pentru a rezolva problema complet. Cel mai bun mod este combinarea tuturor opțiunilor.
De exemplu, dacă selectați opțiunea A „Țineți întâlnirea cu clientul pentru a clarifica și stabili cerința cât mai curând posibil”. Ce veți face dacă dvs. și clientul dvs. nu puteți îndeplini cerința finală după o astfel de întâlnire? Trebuie să obțineți mai mult sprijin de la un nivel superior pentru a negocia cu clientul (opțiunea B). Dacă clienții nu sunt profesioniști, nici măcar nu știu exact cerința lor. În acest caz, ar trebui să propuneți clienților idei noi despre cerința produsului.