Achiziționarea este o componentă a modulului SAP MM și procesul său poate fi descris aproximativ în diagrama de mai jos.
MRP (planificarea resurselor materiale) creează o propunere de achiziție și ulterior se transformă în cerere de achiziție. Următorul pas este atribuirea sursei la cererea de cumpărare și eliberarea cererii de cumpărare. PR se transformă în Comandă de cumpărare și la primirea mărfurilor se poate face o chitanță de factură pentru a finaliza procesul de cumpărare. În plus, plata este procesată (în modulul FI).
Achizițiile nu trebuie să înceapă de la MRP, pot fi inițiate prin planificare bazată pe consum sau prin crearea directă de PR sau PO.
MRP este o funcție de sistem pentru a determina cerințele materiale atât la nivel de material, cât și la nivel de BoM. Un BoM (Lista de materiale) este o listă de componente și subcomponente din care constă un singur material.
Unul dintre simplele documente de bază din Achiziționarea în SAP este o cerere de achiziție.
Cerere de achiziție
Cererile de achiziție pot fi create automat de sistem sau manual. Acestea pot fi convertite în ordine de cumpărare, dar numai după eliberare (aprobarea cererii de cumpărare).
Vom aborda mai multe subiecte din acest studiu care pot ajuta la înțelegerea și crearea cererii de achiziție.
Intervalele de numere din cererile de achiziție sunt necesare la fel ca în alt document, în scopul atribuirii numărului de document noilor documente create.
Ulterior, aceste intervale de numere sunt atribuite diferitelor tipuri de documente pe care le putem defini pentru a fi utilizate în procesarea cererii de achiziție.
Vom acoperi, de asemenea, numărul de urmărire a cerințelor, care este în esență o combinație de numere / litere care poate fi atribuită în mod unic mai multor documente pentru a urmări anumite cerințe importante.
Veți vedea cum funcționează determinarea sursei și de ce este utilă, precum și modul în care această sursă poate fi atribuită documentului nostru de cumpărare.
În cele din urmă, veți afla cum să procesați cererea de achiziție, de la crearea sa până la convertirea acesteia într-o comandă de cumpărare.
Intervalele de numere pentru cererea de achiziție
Atribuirea intervalelor de numere pentru cererile de achiziție funcționează pe tipul de document. Mai multe intervale de numere diferite pot fi create și atribuite ulterior unui anumit tip de cerere de achiziție.
Acest lucru se face la personalizare. Tipurilor de documente de cerere li se pot atribui două intervale de numere. Fiecărui tip de document i se atribuie un interval intern și unul extern. Intervalele de numere interne sunt automat incrementate de sistem, iar cele externe sunt atribuite manual.
Ecranul de mai jos reprezintă o listă de intervale de numere pentru cererea de achiziție.
De la număr este primul număr din interval, la Număr este ultimul număr disponibil și numărul curent este ultimul număr atribuit unui document.
În plus, există o casetă de selectare care indică dacă acesta este un interval de numere extern.
De exemplu, un interval de numere interne poate fi definit ca un interval de la 20000000 la 30000000, în acest caz documentele de tipul documentului care este atribuit acestui interval vor fi numerotate începând cu 20000001 și vor fi incrementate cu 1 pentru fiecare document nou creat. Ultimul număr disponibil pentru acest interval va fi 30000000, iar dacă documentele dvs. completează întreaga gamă de numere, acesta trebuie extins. Se va întâmpla rar, deoarece ar însemna că ați avea 10 milioane de documente de achiziție.
Definirea tipului de document
Definirea tipului de document este o acțiune de definire a diferitelor tipuri de documente pentru o cerere de achiziție. Este util în gruparea cererilor de achiziție și specificarea utilizării sale în detaliu. De exemplu, putem avea PR-uri standard, subcontractare și transfer de stocuri. Fiecare tip de document se potrivește unei nevoi speciale și este configurat pentru a fi utilizat în acest fel.
În definiția tipului de document, puteți defini o serie de opțiuni. Intervalele numerice (interne și externe), intervalul articolului, cheia de selecție a câmpului, indicatorul de control, indicatorul general de eliberare (definește dacă toate articolele din PR sunt eliberate simultan sau individual).
Tipul de document de cerere de achiziție standard în SAP este definit în toate instalațiile ca fiind NB.
Numărul de urmărire a cerințelor
Acest număr este utilizat pentru urmărirea cerințelor specifice. Poate fi introdus în timpul creării cererii de achiziție și este copiat în documentul comenzii de cumpărare. Acesta este menținut la nivelul articolelor și articolele pot fi selectate de acest număr în mai multe rapoarte, cum ar fi MELB .
- Executați tranzacția MELB .
- Faceți clic pe butonul Alegeți .
Când faceți clic pe Continuare , veți reveni la ecranul de selecție inițială ... Aveți, de asemenea, o varietate de opțiuni de selectare și ar trebui să alegeți cele mai potrivite opțiuni pentru a restrânge căutarea.
- Introduceți numărul (numerele) de urmărire a cerințelor.
- A executa.
Vi se va prezenta o listă de documente care conțin numărul de urmărire.
Determinarea sursei
Determinarea sursei ajută la găsirea celei mai potrivite surse pentru o cerință, de exemplu, poate sugera ce contur general, ce sursă internă de aprovizionare (fabrică) sau care furnizor poate fi utilizat pentru a comanda materiale specifice la un moment dat.
Determinarea sursei ia diverse date ca parametri pentru procesul de determinare efectiv. Acestea includ acordul general, înregistrarea informațiilor privind achizițiile, instalația din compania noastră, aranjamentul cotelor, lista surselor.
Toate acestea sunt luate în considerare în timp ce se determină cea mai bună sursă posibilă pentru o cerință.
Prima verificare se face prin Aranjamentul cotelor unde sistemul determină dacă există o sursă adecvată cu aranjamentul cotei relevante pentru material și dacă se găsește o sursă adecvată, aceasta este selectată și căutarea suplimentară a sursei este întreruptă.
Dacă nu, sistemul ia în considerare lista surselor și a căutat acolo surse valide. O listă de surse constă din înregistrări fixe și blocate. Înregistrările fixe sunt pentru furnizorii fixi pentru materiale specifice valabile pentru o anumită perioadă. Înregistrările blocate nu pot fi utilizate ca sursă în timp ce se află în această stare.
În cele din urmă, sistemul caută acordul general și înregistrarea informațiilor pentru surse credibile și le atribuie cererea. Ați văzut în lecția anterioară ce este o înregistrare cu informații despre achiziție, iar acordul general este un acord de planificare sau contract care este, de asemenea, utilizat în procesul de determinare a sursei ca informații de intrare.
Pentru a utiliza determinarea sursei, trebuie să bifați caseta de selectare Determinare sursă de pe ecranul inițial de solicitare a procesei.
Atribuirea sursei
Sistemul poate efectua atribuirea sursei de fundal sau prim-plan.
Dacă căutarea se face în modul prim-plan și se găsesc mai multe surse valide, apare o listă de selecție din care utilizatorul ar trebui să selecteze sursa corespunzătoare. Dacă se găsește o singură sursă adecvată, aceasta este atribuită automat.
Dacă căutarea se face în fundal, trebuie determinată o singură sursă și să se realizeze că sistemul va îndeplini diferite funcții în căutare.
De exemplu, acordurile generale au prioritate față de sursa înregistrării informațiilor de achiziție și, în caz de conflict, este selectată o sursă generală a acordului.
Dacă se găsesc mai multe surse valide în acordurile de schiță, sursa valabilă unică va fi cea pentru furnizorul obișnuit și, dacă niciuna dintre înregistrări nu este pentru un furnizor obișnuit, sursa va trebui determinată manual.
Puteți vedea cum sunt oferite două surse de sistem, din care trebuie să alegem mai bine manual.
