Există diferite tipuri de corespondență standard disponibile, cum ar fi tipărirea facturilor, extrasul de cont etc. Pot fi create și tipuri de corespondență personalizate.
Corespondențele pot fi create în momentul procesării unei anumite tranzacții comerciale sau într-o etapă ulterioară pentru înregistrările de tranzacții deja create.
Corespondența poate fi trimisă clientului / furnizorului în diferite formate, cum ar fi e-mail și fax. Corespondența este în esență scrisori etc., care este trimisă de la SAP către furnizor / client etc.
Corespondența poate fi creată individual sau colectiv, ad-hoc sau prin job automat automat.
În acest tutorial, veți învăța-
- Tipuri de corespondență
- Configurări de corespondență
- Generarea corespondenței
- Tipărirea corespondenței
- Corespondență prin e-mail
Tipuri de corespondență
Următorul este un exemplu de listă a diferitelor tipuri de corespondență standard, care pot fi copiate pentru a crea un anumit formular personalizat, program etc.
| Tipul de corespondență | Descrierea corespondenței | Program de tipărire | Date necesare | Exemplu de formular de script SAP standard |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Anunțuri de plată | RFKORD00 | Numarul documentului | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Extras de cont | RFKORD10 | Numărul și data contului | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Declarații privind cheltuielile cambiale | RFKORD20 | Numarul documentului | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Documente interne | RFKORD30 | Numarul documentului | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Scrisori individuale | RFKORD40 | Numar de cont | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Extrase de documente | RFKORD50 | Numarul documentului | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Declarații ale clienților | RFKORD11 | Numărul și data clientului | F140_CUS_STAT_01 |
Configurări de corespondență
Configurarea corespondenței în SAP poate fi efectuată în pașii de mai jos
Pasul 1) Definiți tipul de corespondență
Căi: - SPRO> Contabilitate financiară (nouă)> Conturi de primit și de plătit> Conturi de clienți> Posturi rând> Corespondență> Efectuați și verificați setările pentru corespondență> Definiți tipurile de corespondență
Cod tranzacție: - OB77
Aici sunt disponibile diferite tipuri de corespondență standard SAP. De asemenea, puteți crea tipurile de corespondență personalizate. Puteți specifica faptul că ce date sunt necesare pentru generarea unei corespondențe, de exemplu, pentru extrasul de cont, puteți specifica că clientul / furnizorul master este necesar pentru extras. De asemenea, puteți specifica parametrii datei și textul care va apărea pentru selectarea datei.
Pasul 2) Atribuiți programul la tipul de corespondență
Calea: -SPRO> Contabilitate financiară (nouă)> Conturi de primit și de plătit> Conturi de clienți> Posturi rând> Corespondență> Efectuați și verificați setările pentru corespondență> Alocați programe pentru tipuri de corespondență
Cod tranzacție: - OB78
Aici trebuie să legați programul generator de corespondență la tipul de corespondență. De asemenea, puteți specifica diferite programe pentru diferite coduri de companie. (De asemenea, puteți specifica varianta implicită aici pentru executarea programului. Puteți crea o astfel de variantă din tranzacția SE38 / SA38 pentru program.)
De asemenea, puteți crea propriul dvs. program personalizat ca o copie a programului standard și puteți face modificări adecvate pentru a satisface oricare dintre nevoile specifice ale clientului dumneavoastră.
Pasul 3) Determinați funcțiile de apelare pentru tipul de corespondență
Căi: -SPRO> Contabilitate financiară (nouă)> Conturi de primit și de plătit> Conturi de clienți> Posturi rând> Corespondență> Efectuați și verificați setările pentru corespondență> Determinați funcțiile de apelare
Cod tranzacție: - OB79
Aici trebuie să specificați că în ce moment din timp puteți genera tipul de corespondență particular. De asemenea, puteți specifica o setare diferită pentru diferite coduri de companie. Diferitele opțiuni disponibile sunt: -
- În momentul introducerii documentului (de exemplu, FB50, FB60 etc.)
- În momentul înregistrării plăților (de exemplu, F-28, F-26 etc.)
- În momentul afișării sau modificării documentului (de exemplu, FB02, FB03 etc.)
- În momentul afișării contului (de exemplu, FBL1N, FBL5N etc.)
Pasul 4) Atribuiți formularul de corespondență programului de imprimare a corespondenței
Căi: -SPRO> Contabilitate financiară (nouă)> Conturi de primit și de plătit> Conturi de clienți> Corespondență elemente rând> Efectuați și verificați setările pentru corespondență> Definiți numele formularelor pentru corespondență Imprimați
Cod tranzacție: - OB96
Aici trebuie să specificați ce definiție a formularelor va fi utilizată de programul de imprimare a corespondenței. De asemenea, puteți specifica o setare diferită pentru diferite coduri de companie. (Formularul SAP Script este definit folosind tranzacția SE71 , unde diversele date sunt aranjate în formatul de ieșire pentru a fi procesate. Acest formular SAP Script definește aspectul în ieșire.)
De asemenea, puteți utiliza ID-uri de formular din două cifre, prin care puteți apela diferite formulare pentru ID-uri de formular diferite în același cod de companie.
Acest ID de formular poate fi dat în ecranul de selecție al programului de imprimare generând corespondență. Puteți selecta un singur ID de formular simultan pentru un tip de corespondență. Puteți crea mai multe tipuri de corespondență, declanșând diferite ID-uri de formular.
Pasul 5) Definiți detaliile expeditorului pentru corespondență
Căi: -SPRO> Contabilitate financiară (nouă)> Conturi de primit și de plătit> Conturi de clienți> Posturi rând> Corespondență> Efectuați și verificați setările pentru corespondență> Definiți detaliile expeditorului pentru formularul de corespondență
Cod tranzacție: - OBB1
Aici puteți lega detaliile pentru antet, subsol, semnătură și expeditor. Acest text este definit folosind tranzacția SO10 cu ID-ul textului, așa cum este legat mai sus (de exemplu, ADRS). De asemenea, puteți specifica o setare diferită pentru diferite coduri de companie. (De asemenea, poate fi definită varianta expeditorului din două cifre, pe care o puteți da parametrilor de selecție ai programului de imprimare. Acest lucru va permite detalii diferite ale expeditorului în cadrul aceluiași cod de companie.)
Pasul 6) Definiți variantele de sortare pentru corespondență
Căi: -SPRO> Contabilitate financiară (nouă)> Conturi de primit și de plătit> Conturi de clienți> Posturi rând> Corespondență> Efectuați și verificați setările pentru corespondență> Definiți variantele de sortare pentru corespondență
Cod tranzacție: - O7S4
Aici puteți specifica că în ce ordine vor fi generate literele de corespondență. De exemplu, dacă generați extras de cont pentru mai mulți furnizori, atunci furnizorii vor fi sortați în această ordine și apoi va fi generată scrisoarea. Această variantă de sortare poate fi dată în ecranul de selecție al programului de imprimare generând corespondență.
Pasul 7) Definiți variantele de sortare pentru elementele rând în corespondență
Căi: -SPRO> Contabilitate financiară (nouă)> Conturi de primit și de plătit> Conturi de clienți> Posturi rând> Corespondență> Efectuați și verificați setările pentru corespondență> Definiți variantele de sortare pentru elementele rând
Cod tranzacție: - O7S6
Aici puteți specifica faptul că în ce ordine vor apărea diferitele elemente rând într-o scrisoare de corespondență. De exemplu, dacă un extras de cont de furnizor are mai multe facturi, atunci facturile vor fi sortate în această comandă și apoi va fi generată scrisoarea.
Această variantă de sortare poate fi dată în ecranul de selecție al programului de imprimare generând corespondență.
Generarea corespondenței
Așa cum s-a arătat mai devreme, de asemenea, în timp ce configurați punctul de apel, corespondența poate fi generată la punctele de mai jos: -
- În momentul introducerii documentului (de exemplu, FB50, FB60 etc.)
- În momentul înregistrării plăților (de exemplu, F-28, F-26 etc.)
- În momentul afișării sau modificării documentului (de exemplu, FB02, FB03 etc.)
- În momentul afișării contului (de exemplu, FBL1N, FBL5N etc.)
Corespondența poate fi generată pentru un anumit document sau pentru un cont de furnizor / clienți. Diapozitivele ulterioare vor explica generarea corespondenței prin diferite moduri și tipărirea acesteia.
Generarea corespondenței (metoda A): -
Corespondența poate fi generată în timp ce creați, modificați sau afișați documentul.
Pentru aceasta, accesați Mediu> Corespondență și selectați tipul de corespondență relevant, de exemplu, consultați ecranul de mai jos în crearea facturii clientului FB70 : -
În mod similar, puteți crea corespondența din afișarea / modificarea documentului din tranzacție, ca în FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N etc.
Generarea corespondenței (metoda B)
Pentru documentele contabile existente puteți utiliza codul de tranzacție FB12 .
În continuare, va introduce codul companiei, va solicita tipul de corespondență. Selectați Tipul de corespondență și vă va cere să introduceți numărul documentului / nr. etc. pe baza setării tipului de corespondență. După aceasta, se solicită corespondența.
Generarea corespondenței (metoda C)
Din tranzacția F.27, puteți genera corespondența (extrasul de cont) pentru furnizor (i) / client (clienți).
Aici „Indicator în înregistrarea principală”, valoarea dată ar trebui să se potrivească cu valoarea dată în datele de bază ale clientului / furnizorului> Cod companie> Corespondență.
Dacă bifați caseta de selectare „Solicitare individuală”, atunci dacă același furnizor / client are elemente rând în mai multe coduri de companie, atunci pentru fiecare cod de companie se va genera o declarație separată.
Tipărirea corespondenței
Tipărirea corespondenței (metoda A): -
Utilizați codul de tranzacție F.61 pentru a imprima tipul de corespondență relevant deja generat. La execuție, va imprima pur și simplu corespondența (Dacă este configurat Email / Fax etc., ieșirea va fi generată în acel format)
Tipărirea corespondenței (metoda B): -
Din tranzacția F.64 , puteți vedea scrisoarea de corespondență (Spool) generată și o puteți imprima. (Diferența față de F.61 este că, în F.64 puteți face și alte operații (cum ar fi ștergere, previzualizare imprimare etc.) pentru cererea de corespondență deja generată.)
Spoolul generat poate fi văzut și tipărit din tranzacția SP02 sau din cererea System> Own Spool.
Corespondență prin e-mail
Mențineți adresa de e-mail în setarea din clientul / furnizorul principal> Date generale> fila Adresă> Comunicare și selectați metoda de comunicare ca e-mail.
Păstrați, de asemenea, ID-ul de e-mail în clientul / furnizorul principal> Date despre codul companiei> fila Corespondență.
Apoi, corespondența pentru acest client / furnizor va fi generată în format de e-mail în loc de imprimare (Ținând cont de setarea de ieșire a utilizatorului făcută pentru a determina metoda de comunicare în ieșirea de utilizator dată în diapozitivul următor.)
(Notă: În mod similar, puteți efectua setarea pentru ieșirea faxului selectând comunicarea standard ca FAX și menținând numărul de fax.)
Acest articol este contribuit de Manisha Singh